Was macht eigentlich eine Personalberaterin?

Erfolgreiche Vermittlung: Vom Auftrag bis zum Onboarding

[Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, sprechen wir nur von Personalberaterinnen, die männliche Form wird natürlich gleichermaßen mitgemeint.]

Vor kurzem wurden wir bei einem Meetup gefragt, was eine Personalberaterin eigentlich macht – gute Frage, wird Zeit sie zu beantworten. Kurz zusammengefasst: Unser Job ist es, Kunden und KandidatInnen zusammenzubringen. Dabei agieren wir nach dem LEIWI-Prinzip als Vermittler und Mediatoren für beide Seiten, bis alle Parteien zufrieden sind. Vom Auftrag bis zum Onboarding gibt es dabei einiges zu tun:

1.      Ein neuer Auftrag

Zuerst kommt ein Auftrag von unserem Kunden. Wir erfahren von der HR- oder Fachabteilung welche Stelle ausgeschrieben wird und wie der passende Kandidat, die passende Kandidatin dafür aussieht. In einem ersten Briefing, das am besten direkt vor Ort beim Kunden stattfindet, besprechen wir alle wichtigen Details:

  • Welche Aufgaben erwarten die KandidatInnen?
  • Was sind die Rahmenbedingungen (Gehalt, Benefits, Arbeitszeiten und -Ort)?
  • Welche Unternehmenskultur erwarten die BewerberInnen? Was sind Vision, Leitbild und Werte des neuen Arbeitgebers?
  • Welche Skills müssen die BewerberInnen mitbringen?

Jede Personalberaterin hat bei uns eigene Spezialgebiete, von Cybersecurity über Netzwerktechnik bis hin zu diversen Programmiersprachen. Je nachdem welcher Job vermittelt wird, übernimmt die entsprechende Ansprechperson die Suche nach passenden KandidatInnen.

2.      Die Suche beginnt

Ein Vorteil dieser Spezialisierung ist, neben dem passenden Know-how, auch das persönliche Netzwerk potenzieller KandidatInnen, das wir für unsere Suchen nutzen können. Über die letzten Jahre haben wir den Kontakt zu tausenden IT-Fachkräften und ExpertInnen geknüpft, die wir kontaktieren können, wenn wir neue spannende Stellen vermitteln.

Falls wir im persönlichen Netzwerk nicht fündig werden, breiten wir unsere Suche auf Soziale Medien und Expertenplattformen aus. Dabei gilt der Grundsatz: Qualität vor Quantität. Unser Netzwerk und die langjährige Branchenerfahrung helfen uns dabei, nur jene KandidatInnen anzuschreiben, DIE FÜR den ausgeschriebenen Job geeignet sind und FÜR DIE der Job auch relevant ist.

3.      Telefonieren und sondieren

Im nächsten Schritt telefonieren wir mit allen Interessenten. Wir sprechen darüber, was der Kunde bietet und was die KandidatInnen vom neuen Arbeitgeber erwarten – so finden wir heraus, ob Job und KandidatIn wirklich füreinander geeignet sind. Sobald alle Fragen geklärt sind, schicken wir Lebenslauf, unsere Einschätzung und die KandidatInnenwünsche an unseren Kunden.

4.      Erster Vorstellungstermin

Sobald sich unser Kunde für eine/n oder mehrere KandidatInnen entschieden hat, planen wir den ersten Vorstellungstermin und bereiten unsere KandidatInnen optimal auf dieses erste, persönliche Kennenlernen vor. Dabei klären wir, was sich unser Kunde von ihnen erwartet und wie sie sich optimal präsentieren. Dem Kunden kommunizieren wir im Vorfeld nochmal detailliert die Wünsche und Vorstellungen der KandidatInnen. So stellen wir die bestmöglichen Rahmenbedingungen sicher, damit es beim Vorstellungsgespräch zu keinen Missverständnissen bzgl. Gehaltsvorstellungen, Qualifikationen o. Ä. kommt. Auf Wunsch finden Vorstellungstermine auch gerne im Beisein der jeweiligen Personalberaterin statt.

5.      Wir schärfen nach

Nach dem Gespräch holen wir uns Feedback von Kunde und KandidatIn ein:

  • Wie hat sich der/die KandidatIn gefühlt?
  • Wie wurde er/sie vom Kunden empfunden?
  • Gibt es Unklarheiten, offene Fragen?
  • Sind Probleme aufgetaucht? Gab es (potenzielle) Missverständnisse?

In unserer Funktion als Mediator können uns beide Parteien offen, direkt und v. A. im Vertrauen erzählen, wie sie das Gespräch empfunden haben. Dadurch erfahren wir genau, welchen Eindruck KandidatIn und Kunde aufeinander gemacht haben und wie zufrieden beide Seiten (wirklich) sind. Bei etwaigen Unzufriedenheiten haben wir jetzt die Möglichkeit zu vermitteln und nachzujustieren. So verhindern wir, dass unnötige Missverständnisse und lösbare Probleme einer potenziellen Anstellung im Wege stehen. Je nach Kunde und ausgeschriebener Stelle gibt es noch ein bis mehrere Folgetermine.

6.      Abschluss und Onboarding

Im Fall einer Absage – egal von welcher Seite – holen wir uns Feedback ein:

  • Warum hat sich der Kunde gegen den/die KandidatIn entschieden (bzw. umgekehrt)?
  • Woran ist es konkret gescheitert? Was hätte anders laufen müssen?
  • Ist die Entscheidung in Stein gemeißelt, oder gibt es noch Handlungsspielraum?
  • Welche Aspekte sind (dennoch) positiv gelaufen? Gibt es Learnings?

Außerdem stehen wir unseren KandidatInnen langfristig als Karrierecoach und Ansprechpartner zur Verfügung und halten die Augen offen nach weiteren passenden Jobmöglichkeiten. Aber auch im erfreulicheren Fall einer Zusage ist unsere Arbeit noch nicht erledigt. Kommt es zu einem Abschluss, helfen wir beim Onboarding-Prozess und bei der Konkretisierung der Vertragsaufsetzung.

Nach Abschluss des Onboardings bleiben wir als Vertrauensansprechpartner in Kontakt mit unseren KandidatInnen und Kunden. Falls Bedarf besteht, können wir so jederzeit als Vermittler und Mediatoren in Erscheinung treten, um Probleme und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und dabei zu helfen etwaige Wünsche nach Veränderung produktiv in die Wege zu leiten.