Administrative Assistenz | Pharmaindustrie (w/m/d)

Wien

Ort

ab sofort

Beginn

20 - 25 Wochenstunden

Dauer

ab € 2.800,- (auf Vollzeitbasis)

Monatl. Gehalt

Administrative Assistenz (w/m/d) – 20-25 Stunden/ Woche

Unser Kunde, ein Unternehmen aus der Pharmaindustrie, welches ein Medikament für Patient:innen mit primär biliäarer Cholangitis (PBC), einer seltenen autoimmunen Lebererkrankung, entwickelt haben, ist derzeit auf der Suche nach einer Assistenz (w/m/d) für die Alpine Region.

 

Diese Aufgaben warten bereits auf Sie:

  • Koordinierung von Sitzungen vor Ort (Unterzeichnung von Verträgen mit Vertretern des Gesundheitswesens – Zahlung)
  • Koordinierung von Verträgen mit Vertretern des Gesundheitswesens für die medizinischen- und Marketingaktivitäten
  • Rechtzeitiger Abschluss von Projekten: Vorbereitung von Verträgen und Kaufanträgen, Nachverfolgung von Maßnahmen und Ablage/Verfolgung
  • Pflege des bestehenden Aktivitätenverfolgungs-/Ablagesystems.
  • Vertraut sein mit den Richtlinien und Verfahren des Büros und sicherstellen, dass unser Kunde sie einhalten kann
  • Einreichen und Abstimmen von Rechnungen
  • Unterstützung der Budgetierung
  • Unterstützung von HR-Themen
  • Ansprechpartner für interne und externe Kunden
  • Enge Zusammenarbeit mit ihren lokalen und internationalen Kollegen
  • Verstehen des rechtlichen und Compliance-Umfelds und Förderung der Zusammenarbeit mit dem Legal and Compliance Team
  • Förderung des „ONE Team“-Gedankens in allen Funktionen durch die Unterstützung eines Teamansatzes, der unsere Patienten und Kunden als oberste Priorität ansieht
  • Office Management in Wien und 2x pro Jahr in der Schweiz
  • Persönliche Teilnahme an monatlichen Team-Meetings im Büro oder außerhalb des Büros + Reisen in die Schweiz und innerhalb Europas (max. 3-5 Reisen pro Jahr)

 

Ihre bisherigen Erfahrungen

  • Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistentin der Geschäftsleitung
  • Beherrschung von MS Office (insbesondere MS Excel, MS Word, Outlook und MS PowerPoint).
  • Erfahrung im Umgang mit Vertrags- und Einkaufstools (wie Cobblestone, SAP usw.)
  • Frühere Erfahrungen in der pharmazeutischen Industrie sind obligatorisch
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
  • Fähigkeiten im Umgang mit Kunden, sowohl am Telefon als auch im persönlichen Gespräch.
  • Fähigkeit, unabhängig und belastbar proaktiv zu arbeiten und die Bereitschaft zu zeigen, in einem schnelllebigen Umfeld mit erheblichen Unklarheiten zu agieren
  • Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, Französisch wäre ein zusätzlicher Vorteil
  • Prozessorientiertes Denken, Verständnis und Verantwortungsbewusstsein
  • Lernfähigkeit und „Skalierbarkeit“, um mit dem Wachstum mehr Verantwortung zu übernehmen

 

Was unser Kunde bietet:

  • Gestaltungsspielraum und einen hohen Maß an Eigenverantwortung
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung
  • Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
  • Mitarbeit in einem innovativen Team mit offener Kommunikationskultur

JobNr.:2355

Cynthia Socha, MA

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Job Nummer

2355

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Cynthia Socha, MA